Cancellare le traduzioni dopo la consegna?

Rubrica: Pareri legali traduttori
Rubrica: Pareri legali traduttori

 

Nelle condizioni contrattuali di collaborazione, un cliente chiede al traduttore di cancellare tutte le traduzioni dal computer, dopo averle consegnate. Il traduttore deve tenere un archivio dei suoi lavori? Cancellare tutto può avere conseguenze negative e cosa si rischia, se non si rispetta l’obbligo?

Questo quesito è relativamente frequente e può avere conseguenze molto pensanti. E’ motivato da esigenze di riservatezza e di tutela dell’agenzia: l’agenzia teme che i dati del cliente finale, se restano sul computer del traduttore, possano essere divulgati, anche involontariamente, o utilizzati in modo fraudolento. A richiedere questa clausola sono normalmente le agenzie, ma lo stesso principio vale nei rapporti con i clienti diretti.

Per il traduttore, non tenere un archivio dei propri lavori può avere seguiti molto spiacevoli. Se, ad esempio, una traduzione contiene un errore e causa un danno, il traduttore può essere chiamato a risponderne nel quadro della sua responsabilità civile professionale, in casi estremi anche anni dopo la consegna del lavoro. L’errore, in realtà, potrebbe essere dovuto ad altri soggetti che hanno manipolato il testo successivamente: se il traduttore non tiene un archivio dei lavori consegnati, rischia di non essere in grado di dimostrare la propria eventuale estraneità.

Se il traduttore dispone di un’assicurazione di responsabilità civile professionale, fra le documentazioni che dovrà fornire all’assicurazione in caso di sinistro vi sarà proprio la copia della traduzione che ha causato il danno. Non poterlo fare potrebbe compromettere definitivamente le possibilità di ottenere le prestazioni dell’assicurazione.

Agli aspetti di responsabilità civile si aggiungono gli obblighi civilistici e fiscali che in pressoché tutti i Paesi impongono ai liberi professionisti di custodire per un certo numero di anni (fino a 10, in alcuni casi) la documentazione dell’attività svolta. Una clausola che imponga di cancellare le traduzioni consegnate e non tenere un archivio, pertanto, non dovrebbe essere accettata.

Se si ritiene comunque di accettare una simile condizione contrattuale, le conseguenze di un suo eventuale mancato rispetto possono essere previste nel contratto stesso, sotto forma di pena pecuniaria, ossia di una somma di denaro che il traduttore deve versare per aver violato la clausola in oggetto. Va notato che la penale è dovuta anche se il mancato adempimento non ha causato alcun danno. Se il traduttore non cancella la traduzione, ma ciò non causa danno a nessuno, l’agenzia può comunque richiedere il pagamento della penale, poiché il traduttore ha violato un obbligo contrattuale. Se non è definita una penale, le conseguenze per il traduttore andranno invece commisurate al danno (dimostrabile e quantificabile) causato dalla mancata cancellazione, diffusione illecita o uso fraudolento della traduzione consegnata (oltre alla relazione contrattuale fra traduttore e agenzia, la materia tocca anche aspetti generali di tutela della riservatezza e protezione dei dati). Il contratto può prevedere che il pagamento della penale non escluda la richiesta di risarcimento di un eventuale danno, di importo superiore alla penale stessa.

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Poiché l’agenzia non ha di fatto la possibilità di verificare se il traduttore rispetta la clausola e cancella effettivamente i lavori dal proprio PC, ci si può chiedere per quale motivo la clausola di cancellazione venga inclusa nelle condizioni contrattuali. In realtà, questa previsione è uno strumento che l’agenzia adotta per declinare le proprie responsabilità qualora il testo del cliente finale venga divulgato o utilizzato illecitamente, a causa di un comportamento da ricondurre al traduttore (ad esempio, terze persone che, convivendo o trovandosi in casa del traduttore, possono venire a conoscenza di dati riservati del cliente finale, oppure la vendita di informazioni strategiche da parte del traduttore a concorrenti del cliente finale stesso). In questi casi, l’agenzia può dimostrare che il danno causato al cliente finale è dovuto esclusivamente a un inadempimento contrattuale del traduttore e che l’agenzia aveva posto in essere tutti i provvedimenti giuridici necessari a prevenire il fatto illecito, imponendo al traduttore la cancellazione dei dati: se il traduttore non ha rispettato quest’obbligo, ogni conseguenza ricade sotto la sua sola responsabilità.

Un’interessante discussione si può aprire sulla legittimità di una clausola contrattuale che obblighi il traduttore a cancellare i lavori fatti, se nella sua giurisdizione vi sono norme cogenti, fiscali o civilistiche, che invece lo obbligano a custodirne copia. Questo, solitamente, è un argomento molto forte per opporre all’agenzia il proprio rifiuto di accettare la clausola di cancellazione.

L’archivio del traduttore dovrebbe conservare tutti i lavori svolti almeno negli ultimi cinque anni (meglio ancora dieci), ordinati in modo da essere facilmente reperibili e comprensibili anche dopo molto tempo. Oltre al testo d’origine e a quello di destinazione, è bene conservare anche l’ordine del cliente o dell’agenzia e il messaggio con il quale il lavoro è stato consegnato, oltre a ogni altra corrispondenza con il cliente in merito alla traduzione (richieste di chiarimenti di contenuto e di terminologia etc.).

Da parte sua, a protezione dei dati del cliente, oltre a rispettare elementari norme di deontologia professionale, il traduttore deve garantire sul proprio archivio il rispetto di standard di riservatezza e inviolabilità che scongiurino perdite o furti d’informazioni. Oltre all’utilizzo di sistemi antivirus riconosciuti, un buon accorgimento è gestire un archivio elettronico in CD ROM sui quali trasferire periodicamente i lavori consegnati (meglio in più copie). I CD ROM d’archivio potranno poi essere custoditi in luogo sicuro, ad esempio in una cassetta di sicurezza presso la propria banca, al riparo da furti o danneggiamenti.

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9 commenti

  1. Buongiorno,
    sono titolare di un agenzia di traduzioni e mi ritrovo spesso ad avere il problema inverso: alcuni traduttori cancellano i lavori svolti per me poco dopo la consegna. Per fortuna io archivio tutto, e non ho ancora cancellato alcun vecchio lavoro. Questa abitudine, però, può rivelarsi una seccatura, qualora sia necessario fare riferimento a vecchi lavori: io devo cercarli nel mio archivio e rinviarli al traduttore, quando, credo che questo sia compito suo: in particolare se si tratta di apportare modifiche ad un lavoro da poco concluso.
    Posso quindi esigere dal traduttore che archivi i miei file per un periodo di almeno 5 anni? E nel caso questi si rifiuti di farlo?

    Grazie in anticipo

    Greta Bertani

    • Gentile signora,

      credo che il modo migliore sia una clausola… persuasiva, piuttosto che imperativa, puntando sul fatto che conservare copia del lavoro è obbligo e interesse innanzitutto del traduttore. Potrebbe suonare così: «Si ricorda che, per propria tutela legale, è interesse del traduttore conservare copia dei lavori svolti per almeno 5 anni dalla data della consegna, in forma leggibile, su supporti e in luoghi protetti da intrusioni, virus informatici e danneggiamenti di ogni genere. L’agenzia si riserva di escludere dalla collaborazione i traduttori che non archiviano i lavori svolti nel quadro del presente contratto o non li archiviano secondo adeguati standard di protezione dei dati.»
      Evidentemente la clausola può riguardare solo i lavori fatti per la Sua agenzia, ma credo che sia ciò che Le interessa. Nell’ambito della Sua libertà contrattuale, Lei può tranquillamente decidere di escludere dalla collaborazione coloro che non rispettano standard minimi di professionalità, e la tenuta di un archivio è senz’altro uno di questi.
      Come detto nell’articolo, talune agenzie chiedono che il traduttore cancelli i dati: dimenticano che, in realtà, il fatto che il traduttore tenga un archivio ben ordinato è anche nell’interesse dell’agenzia, non solo per le ragioni pratiche citate da Lei. In caso di contestazioni, non si sa mai cosa può succedere. Sapere di poter contare, oltre che sulla copia d’archivio dell’agenzia, anche su quella del traduttore, può rivelarsi una risorsa preziosa. Cordiali saluti e grazie per l’attenzione. L.

      • Buongiorno,
        la ringrazio per la risposta davvero esauriente.
        Il mio rapporto con i traduttori è ed è sempre stato molto cordiale ed informale, non abbiamo mai lavorato tramite contratti, al massimo qualche lettera d’incarico. Immagino che il modo più semplice sia consigliare il traduttore di tenere un archivio per le ragioni succitate.

        La ringrazio di nuovo

        Greta Bertani

      • Certamente può farlo anche verbalmente. L’abitudine di regolare per iscritto i rapporti con i traduttori si sta diffondendo anche in Italia. Non c’è nessun obbligo, ma mi permetto di consigliare di pensare a introdurre gradualmente la regolazione scritta dei rapporti, che non toglie nulla alla cordialità delle relazioni personali ma permette di operare in un quadro più definito, soprattutto in caso di contestazioni o altri problemi. In Italia vi sono associazioni di categoria che offrono modelli contrattuali ad hoc, adattabili poi alle singole esigenze. Saluti. L

  2. Mi intrometto nella discussione solo per dire che a mio parere, da traduttrice con esperienza ventennale, il comportamento di questi traduttori è molto poco professionale. Io conservo le mie traduzioni per anni ed è mia cura fornirle al cliente in caso le richieda dopo qualche tempo, anche se ciò succede di rado.

  3. Non si può che essere d’accordo. Va riconosciuto, d’altra parte, che, a causa dell’inadeguatezza di chi dovrebbe farlo e di incomprensibili pregiudizi intellettuali, in molte scuole e università per traduttori non si insegnano quei principi di economia e diritto necessari a gestire una libera professione, che è la forma più tipica di lavoro per i traduttori. Il risultato è che ci sono traduttori linguisticamente molto validi che faticano a lavorare, perché non sanno usare i più elementari strumenti di marketing, oppure cancellano i lavori appena consegnati perché non percepiscono che così facendo distruggono l’unico mezzo di prova che hanno per difendersi da possibili contestazioni, danneggiando se stessi.

  4. Sfortunatamente è proprio così. L’università (almeno la mia) ci ha preparati a livello linguistico, ci ha fatto conoscere programmi e memorie di traduzione e fatto fare corsi di diritto, oppure economia o meccanica, per approfondire le conoscenze di vocabolario specializzato. Ma è una grande mancanza, che non ci abbia affatto preparati alla vita professionale come freelancer.

  5. Finora non mi è mai sato chiesto di cancellare una traduzione una volta consegnata. Tutt’altro – i clienti da oltre 10 anni di attività vogliono che conservi almeno 3 anni l’archivio delle traduzioni ordinate perché capita che non le ritrovino più. Siamo come il loro database documentale.

    • Effettivamente succede anche questo, tanto meglio! C’è la possibilità di offrire al cliente un servizio in più. L’articolo si riferisce a una clausola che impone la cancellazione delle traduzioni dopo la consegna, che non è infrequente trovare nelle proposte di contratto di collaborazione con le agenzie. Cordiali saluti. LL

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